สรุปการบริหารโครงการ

สรุปเรื่องการบริหารโครงการ
โครงการหมายถึง ข้อเสนอที่จะดำเนินงานในเรื่องใดเรื่องหนึ่งให้สำเร็จโดยมีการตระเตรียม และวางแผนไว้ล่วงหน้า เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ในระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง เช่น งานด้านวิจัยเรื่องหนึ่ง การก่อสร้างถนน การก่อสร้างเขื่อน และการฝึกอบรม เหล่านี้เป็นต้น
ความแตกต่างระหว่างแผนงาน(Program) และโครงการ (project)
แผนงาน ประกอบด้วยโครงการมากกว่า 1 โครงการ เป็นการดำเนินงานระยะยาว 5-10 ปีมีกระบวนการดำเนินการทั่วทั้งองค์การ ใช้วิธีการวางแผนเชิงกลยุทธ์
โครงการ เป็นการดำเนินการในระยะสั้น ไม่เกิน 5 ปี จะทำโดยหน่วยงานเดียว และทำเพื่อสนับสนุนแผนงานหลัก
ลักษณะของโครงการ
· มีวัตถุประสงค์ชัดเจน
· มีเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด
· ดำเนินงานอยู่ภายในข้อจำกัด เวลา ต้นทุน คุณภาพ
วงจรการพัฒนาโครงการ
1. วิเคราะห์โครงการ
2. การบริหารโครงการ การวางแผน การติดตามควบคุม และปิดโครงการ
3. การบำรุงรักษา
การวางแผนโครงการ
จุดมุ่งหมายของการวางแผน
- กำหนดงานที่จะต้องทำ
- ป้องกันก่อนที่ปัญหาจะเกิดขึ้น
- เตรียมเกณฑ์ที่ตรวจสอบประเมินผล
ปัจจัยที่ต้องคำนึงในการวางแผน
- ผลิตภัณฑ์ที่ต้องส่งมอบและคุณภาพงาน
- เวลา
- ทรัพยากร
ขั้นตอนการวางแผนโครงการ
- กำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตของงาน
- ผลิตภัณฑ์/บริการที่ต้องส่งมอบและโครงสร้างงาน
- การจัดองค์กรและการทำงาน
- กำหนดระบบการทำงานและระบบเอกสาร
- ตารางเวลาและทรัพยากร
- วิเคราะห์ความเสี่ยง
รายการโครงสร้างงาน(WBS) หมายถึง กลุ่มรายการงานที่ต้องทำภายในโครงการหนึ่งๆ งานใดที่ไม่ระบุในรายการโครงสร้างงาน งานนั้นจะอยู่นอกขอบเขตของโครงการ
ลักษณะของรายการโครงสร้างงาน
- มักแทนด้วยรูปผังต้นไม้ (Tree Structure)
- เป็นรายการงานที่ต้องส่งมอบของโครงการขนาดใหญ่ เช่น โครงการสร้างสนามบิน
- ใช้เป็นรายการฐาน (Baseline) ในการควบคุมโครงการ
- ใช้เพื่อมอบหมายงานให้ผู้รับผิดชอบ
การจัดองค์กร คือ การจัดความสัมพันธ์ระหว่างคนกับหน้าที่ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับโครงการหนึ่งๆ
องค์การแบบโครงการถาวร(Pure Project Organization) ลักษณะ
- เป็นการดำเนินการแบบโครงการใหญ่
- โครงการซับซ้อน
- โครงการต้องใช้เวลา
- สลายตัวเมื่อโครงการเสร็จ

องค์การแบบ 2 มิติ (Matrix Organization) ลักษณะ
- โครงการซับซ้อน
- มีโครงการเกิดขึ้นใหม่จำนวนมากและมีลักษณะคล้ายกัน
- บุคลากรย้ายคืนหน่วยงานเมื่อโครงการเสร็จ
- ต้องการรักษาบุคลากรให้มีความชำนาญ
หน้าที่ของผู้จัดการโครงการ
- วางแผนและปรับปรุงแผนโครงการ
- ติดตาม ควบคุมให้งานเป็นไปตามที่วางแผนไว้
- ประสานงานกับทุกส่วนที่เกี่ยวข้อง
- ช่วยเหลือติดตามดูแลการทำงานของลูกทีม
- สนับสนุนจัดหาสิ่งที่จำเป็นในโครงการ
- แก้ไขปัญหาข้อขัดแย้งต่างๆ
ลักษณะแผนผัง PDM
- ใช้ กล่องสี่เหลี่ยมแทนงาน
- ลูกศรจะแทนความสัมพันธ์ระหว่างงานหลายๆชนิด
กระบวนการแก้ปัญหา
1. การระบุปัญหา
2. รวบรวมข้อมูล
3. วิเคราะห์หาสาเหตุ
4. ทำแผนปฏิบัติ
5. กำหนดทางเลือกในการแก้ไขปัญหา
6. เลือกทางแก้ไขที่ดีที่สุด
7. นำแผนไปปฏิบัติ
8. ประเมินผลการแก้ไข
การประเมินผลโครงการ (Project Evaluation)
หมายถึงการใช้วิธีการทางวิทยาศาสตร์ เพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ อันจะนำไปสู่การตัดสินใจ
(Decision Based) หรือการวินิจฉัยคุณค่า (Value Based) ของโครงการ
ขั้นตอนการจัดทำระบบการประเมินผลโครงการ
ขั้นที่ 1 –กำหนดผลสัมฤทธิ์ที่ต้องการ (ช่วงวางแผนโครงการ)
ขั้นที่ 2 – กำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จของงาน (ช่วงวางแผนโครงการ)
ขั้นที่ 3 – กำหนดวิธีการรวบรวมข้อมูล (ช่วงวางแผนโครงการ)
ขั้นที่ 4- กำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน (ช่วงวางแผนโครงการ)
ขั้นที่ 5- รายงานผลสัมฤทธิ์ (ช่วงสิ้นสุดโครงการ)
ขั้นที่ 6- ใช้ประโยชน์ข้อมูลจาการประเมินผลโครงการ (ช่วงสิ้นสุดโครงการ)

สรุป การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

สรุป การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ความหมายของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
การจัดการ หมายถึง การพัฒนากลยุทธ์ที่ชัดเจนในการดำเนินการกับสารสนเทศที่ได้รับ อาจจะอยู่ในรูปแบบของ
- การจัดเก็บ
-การดูแลรักษา
- การสืบค้น
-การแสดงผล
- การกำจัดสารสนเทศที่ไม่ต้องการ
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลข่าวสารทุกประเภทที่ได้รับ อาจอยู่ในรูปแบบของ
- ภาพนิ่ง
- ตัวอักษร
- ภาพเคลื่อนไหว
- เสียง
อาจมีแหล่งที่มาต่างๆ เช่น
- โทรศัพท์
- โทรสาร
- สื่อคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
ส่วนบุคคล หมายถึง การที่บุคคลมีความต้องการหรือความจำเป็นในการใช้สารสนเทศหนึ่งๆในการประกอบกิจการงานหรือการดำรงชีวิตประจำวัน
ยุคของการใช้กระดาษเป็นหลัก
· ส่วนใหญ่มักจะอาศัยกระดาษเป็นหลักและมีตู้เก็บเอกสารเป็นส่วนประกอบ เช่น สมุดนัดหมาย สมุดโน้ต สมุดจดที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์
·ระบบใช้กระดาษเป็นระบบที่ง่ายต่อการเรียนรู้และการใช้งาน มีจุดด้อยคือ การค้นหาข้อมูลค่อนข้างยาก เกิดปัญหาเชิงเทคนิค เช่น การเชื่อมโยง การขนถ่าย การแปลง
ยุคของการใช้คอมพิวเตอร์เป็นหลัก
ช่วงต้นทศวรรษ 1980 ไมโครคอมพิวเตอร์เริ่มเข้ามามีบทบาท แต่ละบุคคลเริ่มใช้สารสนเทศมากขึ้นและใช้ติดต่อสื่อสารกับคนมากมาย ระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปแบบของคอมพิวเตอร์เป็นระบบที่พยายามแก้ไขปัญหาของระบบที่ใช้กระดาษ ระบบนี้ใช้หลักการจัดฐานข้อมูล เป็นระบบที่สามารถให้ผู้ใช้เข้าถึงสารสนเทศได้รวดเร็วกว่าระบบที่ใช้กระดาษ เช่น
· การเชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน
· การแปลงข้อมูลจากรูปแบบหนึ่งไปอีกรูปแบบหนึ่ง
· การขนถ่ายข้อมูล
· จุดด้อยของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปของคอมพิวเตอร์ คือ
- ค่าใช้จ่ายด้านการลงทุนสูงกว่าระบบที่ใช้กระดาษ
- บุคคลที่ไม่คุ้นเคยกับคอมพิวเตอร์จะต้องเรียนรู้และใช้ประโยชน์จากระบบให้มากที่สุด
· จะต้องหาวิธีการเปลี่ยนรูปกระดาษเป็นรูปที่คอมพิวเตอร์อ่านได้เพื่อจัดเก็บไว้ใช้ในการอ้างอิง
ตั้งแต่ช่วงต้นทศวรรษ 1990 ระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปแบบคอมพิวเตอร์ได้รับความนิยมมาก เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นมามีความแตกต่างค่อนข้างมาก รวมถึงฟังก์ชันการทำงานหลักเพื่อใช้ในการอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ เช่น
- ฟังก์ชันนัดหมาย
- ฟังก์ชันติดตามงาน
- ฟังก์ชันติดต่อสื่อสาร
การพัฒนาในช่วงปลายทศวรรษ 1990 ได้เริ่มคำนึงถึงการเชื่อมโยงสารสนเทศส่วนบุคคลของกลุ่มบุคคลที่ทำงานร่วมกันเข้าด้วยกัน
การเชื่อมโยงสารสนเทศส่วนบุคคลโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์เรียกว่า การจัดการสารสนเทศของกลุ่ม (Group Information Management : GIM)
องค์ประกอบของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
เมื่อพิจารณาตามโครงสร้างของระบบที่ใช้จัดการฐานข้อมูลแล้ว พบว่ามีองค์ประกอบที่เหมือนกัน คือ
· ส่วนรับเข้า (Input unit) แบ่งออกเป็น 2 ส่วนย่อย คือ
- ความต้องการด้านสารสนเทศของผู้ใช้
- ข้อมูลที่เข้าสู่ระบบ
· ส่วนประมวลผล (Processing unit) หมายถึง
- กลไกที่ทำหน้าที่ในการจัดหมวดหมู่
- หาสถานที่สำหรับจัดเก็บข้อมูลเพื่อสามารถนำออกมาใช้ได้
- การจัดวิธีการเข้าถึงข้อมูล
·ส่วนแสดงผล (Output unit)
- ป็นส่วนที่มีความสำคัญมากระดับหนึ่ง คือผู้ใช้จะพึงพอใจระบบมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับคุณภาพของผลลัพธ์
-ขึ้นอยู่กับความต้องการและวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ระบบเป็นหลัก
ประเภทของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
จำแนกตามรูปลักษณ์
· ประเภทโปรแกรมสำเร็จ
-ใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์ในลักษณะใช้งานอิสระและผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์การ
- ฟังก์ชันการทำงานหลัก ได้แก่ ฟังก์ชันนัดหมาย ฟังก์ชันติดตามงานฟังก์ชันติดต่อสื่อสาร
· โปรแกรมสำเร็จที่ใช้ในงานสำนักงานทั่วไป เช่น
- โปรแกรมไมโครซอฟท์เอาท์ลุก
- โปรแกรมโลตัสออกาไนเซอร์
· ประเภทอุปกรณ์เฉพาะ
- เป็นการรวมฮาร์ดแวร์และซอฟแวร์เข้าด้วยกัน
- ขนาดเล็กกะทัดรัด
- น้ำหนักเบา
- พกพาได้สะดวก
- ใช้กระแสไฟฟ้าตรงจากแบตเตอรี่
- มีความสามารถด้านการสื่อสาร ใช้งานง่าย ราคาไม่แพง เรียกอุปกรณ์เฉพาะว่า เครื่องพีดีเอ (Personal Digital Assistant : PDA)
จำแนกตามฟังก์ชันการทำงาน
· ประเภทพื้นฐาน เป็นระบบที่มีความซับซ้อนน้อยที่สุด ประกอบด้วยฟังก์ชันการทำงานสามฟังก์ชันที่มีระดับความสามารถในการทำงานที่ไม่ซับซ้อน นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมอรรถประโยชน์ตางๆ เช่น บันทึกช่วยจำ นาฬิกาปลุก เครื่องคิดเลข เกม
· ประเภทกึ่งซับซ้อน เป็นระบบที่มีความซับซ้อนมากกว่าระบบประเภทพื้นฐาน ประกอบด้วยฟังก์ชั่นทั่วไปทั้งหมดของประเภทพื้นฐานและเพิ่มฟังก์ชันติดตามงานกลุ่มเข้าไป ระบบนี้เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่มีภารกิจประจำวันค่อนข้างมาก ได้แก่ ผู้บริหาร นักธุรกิจทั่วไป
·ประเภทซับซ้อน เป็นระบบที่มีความซับซ้อนมากที่สุดประกอบด้วยฟังก์ชั่นทั่วไปทั้งหมดของสองประเภทแรก เพิ่มฟังก์ชันการติดต่อสื่อสารแบบซับซ้อนทั้งที่ผ่านเครือข่ายโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ มีราคาแพงที่สุด เหมาะสำหรับองค์การขนาดใหญ่
เกณฑ์การเลือกระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
.เป้าหมาย พิจารณาเป้าหมายส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัว และเป้าหมายขององค์การ รวมทั้งลักษณะ ประเภท และนโยบายหลักขององค์การ
· ความต้องการด้านสารสนเทศ
- ต้องการระบบนัดหมายส่วนบุคคลหรือระบบนัดหมายกลุ่ม
- ต้องการระบบติดตามงานหรือไม่
- ต้องการระบบติดต่อสื่อสารในลักษณะใด
·สภาพแวดล้อมในการทำงาน
- การทำงานในลักษณะคนเดียวหรือกลุ่ม
- การทำงานภายในหรือภายนอกองค์การ
-การติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่น
· ความสามารถในการทำงาน พิจารณาด้านคุณลักษณะเฉพาะและประสิทธิภาพในการทำงานของแต่ละระบบ
· ราคา พิจารณาเรื่องวัตถุประสงค์ที่สามารถจำกัดประเภทของระบบที่จะเลือกเพื่อให้สอดคล้องกับงบประมาณที่ได้ตั้งไว้
. ความยากง่ายในการทำงาน พิจารณาในเรื่องของการเข้าถึงระบบ การป้อนสารสนเทศเข้าสู่ระบบ เรื่องวัตถุประสงค์ในการใช้เวลามากน้อยเพียงใดในการเรียนรู้ระบบ จะคุ้มค่าหรือไม่กับเวลาที่เสียไป
· การสนับสนุนด้านเทคนิค ช่วยเหลือในระบบออนไลน์ พิจารณาวัตถุประสงค์ที่บริษัทผู้ผลิตหรือจำหน่ายมีการสนับสนุนด้านเทคนิค
· การรับฟังความคิดเห็น พิจารณาวัตถุประสงค์ในการทราบความคิดเห็นเกี่ยวกับรบบต่างๆ
· การทดลองใช้ระบบ พิจารณาเพื่อให้สามารถประเมินระบบจากการปฏิบัติ โดยทดลองใช้จากระบบที่คาดว่าจะนำมาใช้จริง
ระบบนัดหมายส่วนบุคคล
เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่พบในระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลโดยทั่วไป มีลักษณะคล้ายสมุดนัดหมายบุคคลที่เป็นกระดาษ เป็นเครื่องมือในการบริหารเวลา และช่วยให้มีการใช้เวลาอย่างคุ้มค่า
· การใช้งานระบบ
- เป็นระบบที่ใช้งานง่าย
- ระบบมีการบันทึกข้อมูลแบบลัด
- การค้นหาข้อมูลสามารถทำได้เป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายปี และสามารถใช้ฟังก์ชันทำซ้ำ
- หากมีกิจกรรมมากกว่าหนึ่งกิจกรรมซ้ำซ้อนในเวลาเดียวกัน ระบบจะเตือนให้ผู้ใช้ทราบเพื่อแก้ไขปัญหา
- มีสัญญาณเตือนการนัดหมาย (appointment alarm)
· ระบบช่วยความจำ (reminder) มี 3 รูปแบบ
- ป้อนข้อความเตือนความจำเข้าสู่ระบบนัดหมายส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติ
- มีหน้าต่างเตือนความจำแสดงขึ้นที่หน้าจอภาพเมื่อมีการเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์หรือพีดีเอ
- ส่งข้อความเตือนความจำผ่านระบบไปรษณีอิเล็กทรอนิกส์
- ระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยในการนัดประชุม หรือเรียกว่า ระบบนัดหมายกลุ่ม
ปัจจัยในการใช้งานของระบบนัดหมายกลุ่ม
- สมาชิกทุกคนในกลุ่มควรจัดระบบนัดหมายกลุ่มหรือบริหารเวลาของตนเองให้เป็นระบบเดียวกัน
- มาตรฐานการแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคลระหว่างโปรแกรมนัดหมายคือ มาตรฐานวี-กาเล็นเดอร์
- ระบบนัดหมายส่วนบุคคลสมาชิกทุกคนต้องสามารถเข้าถึงโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์
ระบบการติดตามงานส่วนบุคคล
· ระบบติดตามงานส่วนบุคคล เป็นโปรแกรมอรรถประโยชน์เช่นเดียวกับนาฬิกาปลุกและเครื่องคิดเลข
· ระบบติดตามงานบุคคล หมายถึง บัญชีรายการงานที่ยังไม่ได้ดำเนินการ มีลักษณะคล้ายสมุดจดบันทึกช่วยจำที่เป็นกระดาษ
· ระบบติดตามงานส่วนบุคคล เป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งในการบริหารงานและเวลาของแต่ละบุคคลโยเฉพาะผู้มีภารกิจมาก
- ปัญหาที่พบในบริหารเวลาของตนเอง คือ ความพยายามที่จะทำงานหลายอย่างให้เสร็จภายในวันเดียว
- มีนิสัยผัดวันประกันพรุ่งจึงต้องทำงานแบบเร่งรีบในช่วงเวลาสุดท้าย
ระบบติดต่อสื่อสารแบบพื้นฐาน
- เป็นระบบที่ซับซ้อนน้อยที่สุด
- ฟังก์ชันที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลที่จำเป็นของบุคคลที่ผู้ใช้ระบบเกี่ยวข้องหรือติดต่อสื่อสารด้วยทั้งส่วนกลางและส่วนตัว
- เป็นระบบที่ฐานข้อมูลของบุคคลเกี่ยวข้อง ประกอบด้วยข้อมูลต่างๆที่จำเป็นต่อการประกอบกิจการ หรือการใช้ชีวิตประจำวัน
ระบบติดต่อสื่อสารแบบซับซ้อน
- ฟังก์ชันการติดต่อสื่อสารซับซ้อนมากขึ้น
- ฐานข้อมูลของบุคคลเกี่ยวข้องเช่นเดียวกับแบบพื้นฐาน
- มีฟังก์ชันการติดต่อสื่อสารทั้งที่ผ่านโทรศัพท์และเครือข่ายคอมพิวเตอร์โดยมีการเชื่อมต่อเครื่องไมไครคอมพิวเตอร์เข้ากับเครื่องโทรศัพท์
- เป็นการรวมความสามารถในการทำงานของระบบโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกัน
การเพิ่มความสามารถและประสิทธิภาพการทำงาน
· ระบบโทรศัพท์
- การต่อโทรศัพท์โดยอัตโนมัติ
· ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
- การแนบนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ไว้ท้ายข้อความที่ส่งไปยังผู้รับผ่านระบบไปรษณีอิเล็กทรอนิกส์
- ภาพแผนที่ที่อยู่ของบุคคลที่เกี่ยวข้อง
- รายละเอียดเกี่ยวกับการท่องเที่ยว
- เอกสารรายการสินค้าที่จะสั่งซื้อ
เทคโนโลยีพีดีเอ
พีดีเอ (Personal Digital Assistant : PDA)
- เป็นเทคโนโลยีระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลที่ได้รับความนิยมมากในปัจจุบัน
- เครื่องพีดีเอเป็นอุปกรณ์เฉพาะที่รวมฮาร์ดแวร์และซอฟแวร์ไว้ด้วยกัน
- เป็นอุปกรณ์ที่มีวัตถุประสงค์เฉพาะในการจัดการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลเพียงอย่างเดียว
รูปลักษณ์พิเศษที่บ่งบอกความเป็น ส่วนบุคคล
·มีขนาดเล็กเท่าฝ่ามือ
·น้ำหนักเบามาก
·พกพาได้สะดวก
·มีความสามารถสูงในการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
·ง่ายต่อการเรียนรู้และการใช้งาน
·ราคาไม่แพงเกินไป (ปัจจุบันราคาเครื่องประมาณ 8,000-20,000 บาท)
คุณลักษณะของพีดีเอ
การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ
- การพิมพ์
- การถ่ายโอนข้อมูล
- การเขียน
- การแปลงข้อมูล
- การพูด
การจัดเก็บสารสนเทศ
- เครื่องพีดีเอมีหน่วยความจำที่มีขนาดใหญ่เพียงพอที่จะจัดเก็บสารสนเทศได้มาก
- ปัจจุบันหน่วยความจำของเครื่องพีดีเอส่วนมากมีขนาด 8 เมกะไบต์และสามารถขยายได้อีกโดยอาศัยการ์ดพีซี
- สามารถจัดเก็บสารสนเทศแต่ละประเภทแยกกันได้
การสื่อสาร
- มีความสามารถด้านการสื่อสารโดยอาศัยเทคโนโลยีด้านสื่อสารโทรคมนาคมทั้งแบบมีสาย(wired technology)และแบบไร้สาย(wiredless technology)
- เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ในการเข้าถึงสารสนเทศต่างๆที่ต้องการโดยไม่มีข้อจำกัดด้านเวลาและสถานที่
-ในปัจจุบันความสามารถด้านการสื่อสารของพีดีเอกำลังได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้สามารถรองรับสารสนเทศทุกรูปแบบได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
- เครื่องพีดีเอมีความสามารถในการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลที่ครอบคลุมทุกด้านที่จำเป็น
- ฟังก์ชันต่างๆของเครื่องพีดีเอ ได้แก่ ฟังก์ชันนัดหมายส่วนบุคคล ฟังก์ชันติดตามงานส่วนบุคคล ฟังก์ชันติดต่อสื่อสาร
การถ่ายโอนและแลกเปลี่ยนข้อมูล
- เครื่องพีดีเอมีความสามารถในการถ่ายโอนและแลกเปลี่ยนข้อมูล
กับไมโครคอมพิวเตอร์ได้
- ผู้ใช้สามารถตรวจสอบและปรับปรุงข้อมูลระหว่างเครื่องพีดีเอและไมโครคอมพิวเตอร์ให้ทันสมัยและตรงกันได้ตลอดเวลา
ช่องทางการสื่อสารของพีดีเอ
· เทคโนโลยีเซลลูลาร์(cellular technology)
- เป็นเทคโนโลยีที่ใช้กับโทรศัพท์เคลื่อนที่
- ระบบเซลลูลาร์เป็นระบบที่ใช้สัญญาณแอนะล็อกที่มีความเร็วในการสื่อสารต่ำคุณภาพของสัญญาณไม่ดี จึงไม่เหมาะในการรับส่งข้อมูลหลากหลายรูปแบบและปริมาณมาก
- ระบบเซลลูลาร์ได้รับการพัฒนาขึ้นใหม่เป็นระบบที่อาศัยสัญญาณดิจิทัลที่มีความเร็วในการสื่อสารสูงและดีกว่าเดิม
·เทคโนโลยีอินฟราเรด(infrared technology )
- เป็นเทคโนโลยีที่ใช้กับอุปกรณ์ไฟฟ้าที่ใช้สัญญาณหรือลำแสงพุ่งออกจากอุปกรณ์บังคับระยะไกล(remote control)
- สำหรับอินฟราเรดใช้ในการรับส่งข้อมูลจัดเป็นการสื่อสารแบบสองทางโดยมีโพรโทคอลไออาร์ดีเอ(IrDA protocol)เป็นมาตรฐานที่สนันสนุนการรับส่งข้อมูลผ่านระบบอินฟราเรดระหว่างอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์
-การรับส่งข้อมูลจะต้องมีช่องสัญญาณไออาร์ดีเอ (IrDA)
ระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลบนเว็บ
ระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลบนเว็บ(web-based PIM)
- เป็นระบบที่จัดเก็บสารสนเทศส่วนบุคคลในลักษณะมัลติมีเดีย
- สามารถเข้าถึงได้ทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
-โดยใช้โปรแกรมเว็บเบราเซอร์
- เว็บไซต์บนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่ให้บริการระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลบนเว็บในระดับพื้นฐาน
จุดเด่นของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลบนเว็บ
· การไม่มีข้อจำกัดด้านเวลาและสถานที่
-เกิดความยืดหยุ่นและความสะดวกสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการเข้าถึงระบบ
- ผู้ใช้สามารถเข้าถึงระบบได้ตลอดเวลาที่ต้องการ ไม่ว่าอยู่ที่ไหน
- ประโยชน์ด้านต่างๆ เช่น
- การรับส่งไปรษณีอิเล็กทรอนิกส์
- การค้นหาข้อมูลของบุคคลที่จำเป็นต้องติดต่อด้วยตลอดเวลา
- ผู้บริหารสามารถติดตามความก้าวหน้าของงานได้
- สามารถตรวจสอบตารางนัดหมายและงานที่ตนเองจะต้องทำได้
· การแสดงสารสนเทศในลักษณะมัลติมีเดีย
- ผู้ใช้จะได้รับสารสนเทศที่หลากหลายรูปแบบและน่าสนใจ เช่น ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดข้อมูลที่เป็นรูปภาพ เสียง หรืออื่นๆได้
มาตรฐานระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลบนเว็บ
. การใช้ประโยชน์จากระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในลักษณะกลุ่มที่แพร่หลาย
. จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันโดยอัตโนมัติ
· มาตรฐานที่กำลังเป็นที่นิยมในการแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคลระหว่างระบบติดต่อสื่อสาร คือ มาตรฐานวี-การ์ด
· สำหรับมาตรฐานในการแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคลระหว่างระบบนัดหมายและระหว่างระบบติดตามงาน คือ มาตรฐานวี-การ์เล็นดาร์
· มาตรฐานวี-การ์ด สามารถนำมาใช้ประโยชน์ต่างๆ เช่น นามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ที่มีข้อมูลในลักษณะมัลติมีเดีย

สรุปบทเรียน วันจันทร์ที่ 30 มิถุนายน 51

สรุปบทเรียน วันจันทร์ที่ 30 มิถุนายน 51

บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการสารสนเทศการสื่อสารและการจัดการทั่วไป
บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการสารสนเทศ

1. ลักษณะงานสำนักงานทั่วไปงานส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสารสนเทศในสำนักงาน จำแนกได้ดังนี้ - งานรับข้อมูลและสารสนเทศ

-การเก็บบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ

-การประมวลผลข้อมูล

- การจัดทำเอกสารธุรกิจ

- การสื่อสารข้อมูลและเอกสารธุรกิจ
2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับการจัดการสารสนเทศ ระบบคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งเป็นเครือข่ายในสำนักงานอัตโนมัติจะทำหน้าที่ในการเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสาร และสารสนเทศระหว่างสถานที่ที่ใช้เป็นสำนักงานต่างๆในเครือข่าย เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำโครงการ และการใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจดำเนินงานต่างๆ โดยการเผยแพร่และสื่อสารสารสนเทศไปยังกลุ่มต่างๆเป็นไปโดยสะดวกรวดเร็ว ประกอบการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ทันสมัย เป็นปัจจุบัน เหล่านี้ทำให้การดำเนินงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการสื่อสาร

1. การสื่อสารทั่วไปในสำนักงานการสื่อสาร หมายถึง การสื่อข้อความระหว่างผู้ส่งและผู้รับ โดยปกติเป็นการใช้ภาษาเพื่อการสื่อสารระหว่างมนุษย์ รวมถึงการสนทนาในรูปแบบต่างๆ การใช้บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งในปัจจุบันสื่อดังกล่าวทำงานผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์
2.บทบาทของการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน

-การเชื่อมโยงการทำงานของผู้บริหารและพนักงาน

-การเชื่อมโยงสำนักงานกับหน่วยงานภายนอก

-การประชาสัมพันธ์

-การช่วยค้นหาข้อมูลข่าวสาร
3. เทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน การสื่อสารข้อมูล เป็นการนำเทคโนโลยีและวิธีการในการส่งข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์กับอุปกรณ์ต่างๆ โดยทั่วไปมี 5 ขั้นตอน คือ การสร้างข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่ง นำข้อมูลมาสร้างเป็นสัญญาณเพื่อใช้ส่ง ส่งสัญญาณดังกล่าวไปเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ทำการแปลงสัญญาณที่รับ และประมวลผลยังจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณาของการสื่อสาร มีดังนี้

1 การพิจารณาอุปกรณ์ต่อพ่วง

2 การเลือกตัวกลางสื่อสารที่เหมาะสม

3 การกำหนดเกณฑ์วิธีในการสื่อสาร เครือข่ายอินเทอร์เน็ต อินเตอร์เน็ตถูกใช้ในการสื่อสารด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนเป็นแหล่งสืบค้นข้อมูล โดยมีผู้ให้บริการ และผู้สร้างสื่อเผยแพร่มากขึ้น
4. การนำอินเทอร์เน็ตไปใช้ในสำนักงาน

- การประชาสัมพันธ์

-การสื่อสาร

-การทำงานทางไกล
บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการทั่วไป

1. บทบาทต่อการจัดการทั่วไป

1 คุณภาพของการจัดการ

การวางแผน

การจัดองค์การและการจัดการบุคลากร

การบริหารงบประมาณ

การบริหารงานโครงการ

การควบคุมการปฏิบัติงานในสำนักงาน

การทำรายงาน

2 คุณภาพของผู้บริหาร บทบาทของผู้บริหารอาจแบ่งได้เป็น 3 ด้าน

การประสานงาน

สารสนเทศ

การตัดสินใจ

3 การทำงานเป็นทีม

เทอร์บัน (Turban 1996) กล่าวว่าเป็นการทำงานถาวรหรือชั่วคราวที่คนตั้งแต่สองคนขึ้นไปใช้วัตถุประสงค์ร่วมกันในการทำงาน โดยกล่าวประโยชน์ของการทำงานเป็นทีม ไว้ดังนี้

- กลุ่มงานเข้าใจปัญหาได้ดีกว่าคนเพียงคนเดียว

- บุคคลจะรับผิดชอบหากมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ

- กลุ่มงานค้นหาความผิดพลาดบกพร่องได้ดีกว่า

- กลุ่มงานมีสารสนเทศและความรู้มากกว่า

- ช่วยกระตุ้นให้สมาชิกและกระบวนการทำงานดีขึ้น

- แต่ละคนมีพันธะผูกพันในข้อที่ร่วมกันตัดสินใจ

- แต่ละคนจะลดความรู้สึกที่จะต่อต้านสิ่งที่กลุ่มได้ตัดสินใจไปแล้ว

4 การทำงานทางไกล ด้วยเครื่องมือการสื่อสารที่ทันสมัยและเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายทำให้ผู้ทำงานสามารถที่จะทำงานได้ต่างสถานที่ และเสมือนว่าได้ทำงานในสำนักงานเดียวกัน

- ประโยชน์ ช่วยลดปัญหาด้านบุคลากร พื้นที่ใช้งานในหน่วยงาน และปัญหาสังคม

-ปัญหา บุคลากรอาจลดความสัมพันธ์ระหว่างกัน ในด้านหน่วยงานอาจไม่มีความพร้อมในการประชุม ผลประกอบการไม่ได้ดังหวัง เป็นต้น
2. ข้อควรพิจารณาในการปรับเปลี่ยนสำนักงานมาเป็นสำนักงานอัตโนมัติ

-ด้านความมุ่งมั่นที่จะดำเนินการแก้ไขปรับปรุงตนเอง

-ด้านความพร้อมในการปรับปรุงตนเอง

-การปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานใหม่

-การสร้างแนวคิดในการปรับปรุงตนเอง

-การติดตาม การประเมินผล และการแก้ไข

การใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติโดยมีการแบ่งออกเป็นระดับของบุคคล
- เมนชิงได้แบ่งออกเป็น 4 ประเภทด้วยกันคือ
1.ผู้ใช้โดยตรง เขียนโปรแกรมและวิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์และเครื่องมือช่วยเขียนโปรแกรม
2. ผู้ใช้โดยอ้อม ใช้สารสนเทศที่สร้างจากสารสนเทศแต่ไม่ใช้คอมพิวเตอร์ หรือทำงานเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์โดยตรง
3. ผู้ใช้โดยไม่เขียนโปรแกรม แต่มีปฏิสัมพันธ์กับระบบด้วยการบันทึกข้อมูลเข้าสู้คอมพิวเตอร์และผลลัพธ์จากระบบ
4. นักคอมพิวเตอร์อาชีพ เป็นผู้เชี่ยวชาญในการวิเคราะห์ออกแบบระบบ และเขียนโปรแกรม

แนวคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูลในสำนักงาน การจัดการข้อมูลในสำนักงาน แนวทางในการพัฒนาฐานข้อมูลในสำนักงานพร้อมตัวอย่าง
ฐานข้อมูล (database) คือ แหล่งรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันในด้านใดด้านหนึ่งจัดเก็บให้เป็นระเบียบ ข้อมูลที่จัดเก็บในฐานข้อมูลประโยชน์ของฐานข้อมูล

-การลดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บข้อมูล

-การลดความขัดแย้งหรือความต่างกันของข้อมูล

-การพัฒนาระบบใหม่ทำได้สะดวก รวดเร็ว ใช้เวลาสั้น และมีค่าใช้จ่ายต่ำลง

-การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลทำได้ง่าย

-การทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น

- ความสามารถในการป้องกันการสูญหายของข้อมูลหรือป้องกันฐานข้อมูลถูกทำลาย เครื่องมือในการจัดการฐานข้อมูลเครื่องมือหลัก คือ ระบบจัดการฐานข้อมูล เป็นโปรแกรมที่เขียนที่อำนวยความสะดวกในการจัดทำและนำข้อมูลจากฐานข้อมูลมาใช้งาน รวมทั้งการมีระบบรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลโครงสร้างของฐานข้อมูล แบ่งเป็น โครงสร้างเชิงกายภาพและ โครงสร้างเชิงตรรกะ

แนวทางการพัฒนาฐานข้อมูลในสำนักงาน

1. การศึกษาเบื้องต้นเพื่อจัดทำฐานข้อมูล

2. การออกแบบฐานข้อมูล

3. การจัดทำและนำข้อมูลเข้าสู่ฐานข้อมูล

4. การทดสอบและประเมินผล

5. การใช้งานฐานข้อมูล

6. การบำรุงรักษา
ระบบความปลอดภัยของข้อมูลในสำนักงาน
1. ปัจจัยที่ทำให้เกิดความเสียหายต่อข้อมูลในสำนักงาน ประกอบด้วย 5 องค์ประกอบคือ

1.1 คน ในที่นี้มี 2 กลุ่ม คือ

-พนักงานของหน่วยงานที่ไม่เจตนาทำความเสียหายแก่ข้อมูล

-พนักงานของหน่วยงานที่เจตนาทำความเสียหายแก่ข้อมูล

1.2 ฮาร์ดแวร์

1.3 ซอฟต์แวร์

1.4 ไวรัสคอมพิวเตอร์

1.5 ภัยธรรมชาติ

2. รูปแบบของการก่ออาชญากรรมคอมพิวเตอร์ที่สร้างความเสียหายแก่ข้อมูล ได้แก่

2.1 ดาต้าดิดดลิ่ง (data diddling) เป็นการปลอมแปลงเอกสารหรือปรับเปลี่ยนข้อมูลเพื่อหาประโยชน์ใส่ตัว 2.2 ม้าโทรจัน (trojan horse) เป็นการทำอาชญากรรมโดยผู้ที่ได้รับความเสียหายไม่รู้ตัว เช่น การดักขโมยรหัสเพื่อผ่านเข้าไปใช้คอมพิวเตอร์ นำไปใช้ประโยน์ในภายหลัง

2.3 การโจมตีแบบซาลามิ (salami attack) เป็นการนำเศษเงินที่เป็นทศนิยมมารวมเป็นก้อนโต

2.4 แทรปดอร์ (trapdoor) หรือ แบคดอร์ (backdoor) เป็นจุดที่เป็นความลับในโปรแกรมที่จัดทำขึ้นเป็นพิเศษ เพื่อเข้าสู่โปรแกรมหรือโมดูลได้โดยตรง จึงเป็นช่องโหว่ในการทุจริตได้

2.5 การสงครามแบบอิเล็กทรอนิกส์ (electronic warefare) เป็นการทำลายระบบคอมพิวเตอร์ ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์หยุดทำงานหรือการลบข้อมูลในหน่วยความจำ

2.6 ลอจิกบอมบ์ (logic bomb) เป็นการเขียนโปรแกรมโดยกำหนดเงื่อนไขเจาะจงไว้ล่วงหน้า เมื่อมีเหตุการณ์เกิดขึ้นตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ โปรแกรมดังกล่าวจะทำงานทันที
ไวรัสคอมพิวเตอร์

ไวรัสคอมพิวเตอร์ (computer virus) หมายถึง โปรแกรมที่เขียนขึ้นโดยมีความสามารถในการแพร่กระจายจากระบบคอมพิวเตอร์หนึ่งไปยังระบบคอมพิวเตอร์อื่นๆ ในการแพร่กระจายของไวรัสคอมพิวเตอร์จะแทรกตัวไปกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือข้อมูลหรือซ่อนตัวอยู่ในหน่วยความจำทั้งในหน่วยความจำหลักหรือหน่วยความจำสำรองก็ได้

ประเภทของไวรัสคอมพิวเตอร์

1. บู้ตเซกเตอร์ไวรัส (boot sector virus) คือ โปรแกรมไวรัสที่แทรกตัวในตำแหน่งหน่วยความจำที่เรียกว่า บู้ตเซกเตอร์ไวรัส ตัวอย่างบู้ตเซกเตอร์ไวรัส ได้แก่ AntiCMOS, AntiEXE, Ripper, NYB (New York Boot) เป็นต้น

2. เมโมรี เรสซิเดนต์ ไวรัส (memory resident virus) คือ โปรแกรมไวรัสที่แทรกตัวในตำแหน่งเมโมรี

3. แมคโคร ไวรัส (macro virus) แพร่ระบาดโดยเมื่อคำสั่งแมคโครใดที่มีโปรแกรมไวรัสแทรกตัวอยู่ถูกเรียกมาทำงาน โปรแกรมไวรัสนั้นจะถูกเรียกมาด้วย ตัวอย่างแมคโคร ไวรัส ได้แก่ Concept, Laroux เป็นต้น

4. ไฟล์ไวรัส (file virus) เป็นโปรแกรมไวรัสที่แทรกตัวเข้าไปในเอกซ์ซิคิวเทเบิลไฟล์ (executable file) เมื่อโปรแกรมเหล่านี้ถูกเรียกมาทำงานในคอมพิวเตอร์ก็จะแพร่ไปยังโปรแกรมอื่นๆ

5. มัลติพาร์ไทต์ไวรัส (multipartite virus) เป็นไวรัสที่ผสมคุณสมบัติของบู้ตเซกเตอร์ไวรัส ไฟล์ไวรัส เข้าด้วยกัน

6. โปรแกรมกลุ่มอื่นที่เป็นภัยคุกคามเช่นเดียวกับโปรแกรมไวรัส เช่น ลอจิกบอมบ์ ม้าโทรจัน แรบบิต (rabbit) วอร์ม (worm) และอื่นๆ การป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์- ให้ใช้โปรแกรมจากแหล่งที่เชื่อถือได้เท่านั้น- ทดสอบซอฟต์แวร์ใหม่บนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่เป็นเอกเทศ (stand alone) และไม่มีฮาร์ดดิสก์- ให้สำรองโปรแกรมที่ต้องใช้งาน และแฟ้มข้อมูล- ให้ใช้โปแกรมป้องกันไวรัส (anti virus) ตรวจจับไวรัสเป็นประจำ- ควรมีการสำรองโปรแกรมระบบในดิสเกตต์หรือซีดีรอมโดยเป็นแบบไม่ให้มีการเขียนซ้ำ (write protect)

การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

1. การกำหนดการใช้ข้อมูล การกำหนดการใช้ข้อมูล (identification) เป็นการกำหนดสิทธิ์และการได้รับอนุญาตให้ใช้ข้อมูล ได้แก่

1.1 การใช้บัตร (card) กุญแจ (key) หรือบัตรผ่านทาง (badge) เพื่อผ่านทางเข้าไปใช้ระบบหรือข้อมูลที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์

1.2 การใช้รหัสเพื่อเข้าสู่ระบบ เป็นการกำหนดรหัสเพื่อให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบอีกชั้นหนึ่ง

1.3 การใช้ลายเซ็นดิจิทัล (digital key) เป็นการรับรองเอกสารจากผู้ส่งไปยังผู้รับในระบบลายเซ็นดิจิทัล

1.4 การตรวจสอบผู้มีสิทธิ์ก่อนเข้าสู่ระบบ เช่น การอ่านลายนิ้วมือ การอ่านรูปทรงมือ การตรวจม่านตาหรือเรตินา (retina)

2. การเข้ารหัส การเข้ารหัส (encryption) เป็นกระบวนการเข้ารหัส (encode) ในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลโดยการแปลงเนื้อหาที่ปรากฏให้ไม่สามารถเข้าใจได้สำหรับผู้ลักลอบข้อมูลไป ทำให้ใช้ประโยชน์ไม่ได้ ข้อมูลที่เข้ารหัสจะต้องผ่านกระบวนการถอดรหัส (decryption) เพื่อถอดรหัส (decode) ให้เหมือนข้อความต้นฉบับ

3. การควบคุมในด้านต่างๆ

3.1 การควบคุมการเข้าถึงและเรียกใช้ข้อมูล (access control) เป็นการกำหนดระดับของสิทธิ์ในการเข้าถึงและเรียกใช้ข้อมูล

3.2 การควบคุมการตรวจสอบ (audit control)

3.3 การควบคุมคน (people control)

3.4 การควบคุมระบบคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่างๆ (physical facilities control)

4. การมีโปรแกรมเพื่อตรวจสอบและป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ (anti virus program) เป็นการติดตั้งโปรแกรมเพื่อตรวจสอบและป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ทันทีที่พบว่าดิสเกตต์ที่นำมาใช้มีไวรัสฝังตัวอยู่ หรือไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาจากเครือข่ายมีไวรัสติดมาด้วย

5. การจัดทำแผนรองรับกรณีเหตุร้ายหรือแผนฉุกเฉิน (disaster & recovery plan) เป็นแผนฉุกเฉินในการกู้คืนข้อมูล และแผนฉุกเฉินเพื่อแก้ปัญหาในระหว่างทำงาน