สรุปบทเรียน วันจันทร์ที่ 30 มิถุนายน 51

สรุปบทเรียน วันจันทร์ที่ 30 มิถุนายน 51

บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการสารสนเทศการสื่อสารและการจัดการทั่วไป
บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการสารสนเทศ

1. ลักษณะงานสำนักงานทั่วไปงานส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสารสนเทศในสำนักงาน จำแนกได้ดังนี้ - งานรับข้อมูลและสารสนเทศ

-การเก็บบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ

-การประมวลผลข้อมูล

- การจัดทำเอกสารธุรกิจ

- การสื่อสารข้อมูลและเอกสารธุรกิจ
2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับการจัดการสารสนเทศ ระบบคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งเป็นเครือข่ายในสำนักงานอัตโนมัติจะทำหน้าที่ในการเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสาร และสารสนเทศระหว่างสถานที่ที่ใช้เป็นสำนักงานต่างๆในเครือข่าย เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำโครงการ และการใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจดำเนินงานต่างๆ โดยการเผยแพร่และสื่อสารสารสนเทศไปยังกลุ่มต่างๆเป็นไปโดยสะดวกรวดเร็ว ประกอบการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ทันสมัย เป็นปัจจุบัน เหล่านี้ทำให้การดำเนินงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการสื่อสาร

1. การสื่อสารทั่วไปในสำนักงานการสื่อสาร หมายถึง การสื่อข้อความระหว่างผู้ส่งและผู้รับ โดยปกติเป็นการใช้ภาษาเพื่อการสื่อสารระหว่างมนุษย์ รวมถึงการสนทนาในรูปแบบต่างๆ การใช้บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งในปัจจุบันสื่อดังกล่าวทำงานผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์
2.บทบาทของการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน

-การเชื่อมโยงการทำงานของผู้บริหารและพนักงาน

-การเชื่อมโยงสำนักงานกับหน่วยงานภายนอก

-การประชาสัมพันธ์

-การช่วยค้นหาข้อมูลข่าวสาร
3. เทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน การสื่อสารข้อมูล เป็นการนำเทคโนโลยีและวิธีการในการส่งข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์กับอุปกรณ์ต่างๆ โดยทั่วไปมี 5 ขั้นตอน คือ การสร้างข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่ง นำข้อมูลมาสร้างเป็นสัญญาณเพื่อใช้ส่ง ส่งสัญญาณดังกล่าวไปเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ทำการแปลงสัญญาณที่รับ และประมวลผลยังจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณาของการสื่อสาร มีดังนี้

1 การพิจารณาอุปกรณ์ต่อพ่วง

2 การเลือกตัวกลางสื่อสารที่เหมาะสม

3 การกำหนดเกณฑ์วิธีในการสื่อสาร เครือข่ายอินเทอร์เน็ต อินเตอร์เน็ตถูกใช้ในการสื่อสารด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนเป็นแหล่งสืบค้นข้อมูล โดยมีผู้ให้บริการ และผู้สร้างสื่อเผยแพร่มากขึ้น
4. การนำอินเทอร์เน็ตไปใช้ในสำนักงาน

- การประชาสัมพันธ์

-การสื่อสาร

-การทำงานทางไกล
บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการทั่วไป

1. บทบาทต่อการจัดการทั่วไป

1 คุณภาพของการจัดการ

การวางแผน

การจัดองค์การและการจัดการบุคลากร

การบริหารงบประมาณ

การบริหารงานโครงการ

การควบคุมการปฏิบัติงานในสำนักงาน

การทำรายงาน

2 คุณภาพของผู้บริหาร บทบาทของผู้บริหารอาจแบ่งได้เป็น 3 ด้าน

การประสานงาน

สารสนเทศ

การตัดสินใจ

3 การทำงานเป็นทีม

เทอร์บัน (Turban 1996) กล่าวว่าเป็นการทำงานถาวรหรือชั่วคราวที่คนตั้งแต่สองคนขึ้นไปใช้วัตถุประสงค์ร่วมกันในการทำงาน โดยกล่าวประโยชน์ของการทำงานเป็นทีม ไว้ดังนี้

- กลุ่มงานเข้าใจปัญหาได้ดีกว่าคนเพียงคนเดียว

- บุคคลจะรับผิดชอบหากมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ

- กลุ่มงานค้นหาความผิดพลาดบกพร่องได้ดีกว่า

- กลุ่มงานมีสารสนเทศและความรู้มากกว่า

- ช่วยกระตุ้นให้สมาชิกและกระบวนการทำงานดีขึ้น

- แต่ละคนมีพันธะผูกพันในข้อที่ร่วมกันตัดสินใจ

- แต่ละคนจะลดความรู้สึกที่จะต่อต้านสิ่งที่กลุ่มได้ตัดสินใจไปแล้ว

4 การทำงานทางไกล ด้วยเครื่องมือการสื่อสารที่ทันสมัยและเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายทำให้ผู้ทำงานสามารถที่จะทำงานได้ต่างสถานที่ และเสมือนว่าได้ทำงานในสำนักงานเดียวกัน

- ประโยชน์ ช่วยลดปัญหาด้านบุคลากร พื้นที่ใช้งานในหน่วยงาน และปัญหาสังคม

-ปัญหา บุคลากรอาจลดความสัมพันธ์ระหว่างกัน ในด้านหน่วยงานอาจไม่มีความพร้อมในการประชุม ผลประกอบการไม่ได้ดังหวัง เป็นต้น
2. ข้อควรพิจารณาในการปรับเปลี่ยนสำนักงานมาเป็นสำนักงานอัตโนมัติ

-ด้านความมุ่งมั่นที่จะดำเนินการแก้ไขปรับปรุงตนเอง

-ด้านความพร้อมในการปรับปรุงตนเอง

-การปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานใหม่

-การสร้างแนวคิดในการปรับปรุงตนเอง

-การติดตาม การประเมินผล และการแก้ไข

การใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติโดยมีการแบ่งออกเป็นระดับของบุคคล
- เมนชิงได้แบ่งออกเป็น 4 ประเภทด้วยกันคือ
1.ผู้ใช้โดยตรง เขียนโปรแกรมและวิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์และเครื่องมือช่วยเขียนโปรแกรม
2. ผู้ใช้โดยอ้อม ใช้สารสนเทศที่สร้างจากสารสนเทศแต่ไม่ใช้คอมพิวเตอร์ หรือทำงานเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์โดยตรง
3. ผู้ใช้โดยไม่เขียนโปรแกรม แต่มีปฏิสัมพันธ์กับระบบด้วยการบันทึกข้อมูลเข้าสู้คอมพิวเตอร์และผลลัพธ์จากระบบ
4. นักคอมพิวเตอร์อาชีพ เป็นผู้เชี่ยวชาญในการวิเคราะห์ออกแบบระบบ และเขียนโปรแกรม

แนวคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูลในสำนักงาน การจัดการข้อมูลในสำนักงาน แนวทางในการพัฒนาฐานข้อมูลในสำนักงานพร้อมตัวอย่าง
ฐานข้อมูล (database) คือ แหล่งรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันในด้านใดด้านหนึ่งจัดเก็บให้เป็นระเบียบ ข้อมูลที่จัดเก็บในฐานข้อมูลประโยชน์ของฐานข้อมูล

-การลดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บข้อมูล

-การลดความขัดแย้งหรือความต่างกันของข้อมูล

-การพัฒนาระบบใหม่ทำได้สะดวก รวดเร็ว ใช้เวลาสั้น และมีค่าใช้จ่ายต่ำลง

-การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลทำได้ง่าย

-การทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น

- ความสามารถในการป้องกันการสูญหายของข้อมูลหรือป้องกันฐานข้อมูลถูกทำลาย เครื่องมือในการจัดการฐานข้อมูลเครื่องมือหลัก คือ ระบบจัดการฐานข้อมูล เป็นโปรแกรมที่เขียนที่อำนวยความสะดวกในการจัดทำและนำข้อมูลจากฐานข้อมูลมาใช้งาน รวมทั้งการมีระบบรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลโครงสร้างของฐานข้อมูล แบ่งเป็น โครงสร้างเชิงกายภาพและ โครงสร้างเชิงตรรกะ

แนวทางการพัฒนาฐานข้อมูลในสำนักงาน

1. การศึกษาเบื้องต้นเพื่อจัดทำฐานข้อมูล

2. การออกแบบฐานข้อมูล

3. การจัดทำและนำข้อมูลเข้าสู่ฐานข้อมูล

4. การทดสอบและประเมินผล

5. การใช้งานฐานข้อมูล

6. การบำรุงรักษา
ระบบความปลอดภัยของข้อมูลในสำนักงาน
1. ปัจจัยที่ทำให้เกิดความเสียหายต่อข้อมูลในสำนักงาน ประกอบด้วย 5 องค์ประกอบคือ

1.1 คน ในที่นี้มี 2 กลุ่ม คือ

-พนักงานของหน่วยงานที่ไม่เจตนาทำความเสียหายแก่ข้อมูล

-พนักงานของหน่วยงานที่เจตนาทำความเสียหายแก่ข้อมูล

1.2 ฮาร์ดแวร์

1.3 ซอฟต์แวร์

1.4 ไวรัสคอมพิวเตอร์

1.5 ภัยธรรมชาติ

2. รูปแบบของการก่ออาชญากรรมคอมพิวเตอร์ที่สร้างความเสียหายแก่ข้อมูล ได้แก่

2.1 ดาต้าดิดดลิ่ง (data diddling) เป็นการปลอมแปลงเอกสารหรือปรับเปลี่ยนข้อมูลเพื่อหาประโยชน์ใส่ตัว 2.2 ม้าโทรจัน (trojan horse) เป็นการทำอาชญากรรมโดยผู้ที่ได้รับความเสียหายไม่รู้ตัว เช่น การดักขโมยรหัสเพื่อผ่านเข้าไปใช้คอมพิวเตอร์ นำไปใช้ประโยน์ในภายหลัง

2.3 การโจมตีแบบซาลามิ (salami attack) เป็นการนำเศษเงินที่เป็นทศนิยมมารวมเป็นก้อนโต

2.4 แทรปดอร์ (trapdoor) หรือ แบคดอร์ (backdoor) เป็นจุดที่เป็นความลับในโปรแกรมที่จัดทำขึ้นเป็นพิเศษ เพื่อเข้าสู่โปรแกรมหรือโมดูลได้โดยตรง จึงเป็นช่องโหว่ในการทุจริตได้

2.5 การสงครามแบบอิเล็กทรอนิกส์ (electronic warefare) เป็นการทำลายระบบคอมพิวเตอร์ ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์หยุดทำงานหรือการลบข้อมูลในหน่วยความจำ

2.6 ลอจิกบอมบ์ (logic bomb) เป็นการเขียนโปรแกรมโดยกำหนดเงื่อนไขเจาะจงไว้ล่วงหน้า เมื่อมีเหตุการณ์เกิดขึ้นตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ โปรแกรมดังกล่าวจะทำงานทันที
ไวรัสคอมพิวเตอร์

ไวรัสคอมพิวเตอร์ (computer virus) หมายถึง โปรแกรมที่เขียนขึ้นโดยมีความสามารถในการแพร่กระจายจากระบบคอมพิวเตอร์หนึ่งไปยังระบบคอมพิวเตอร์อื่นๆ ในการแพร่กระจายของไวรัสคอมพิวเตอร์จะแทรกตัวไปกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือข้อมูลหรือซ่อนตัวอยู่ในหน่วยความจำทั้งในหน่วยความจำหลักหรือหน่วยความจำสำรองก็ได้

ประเภทของไวรัสคอมพิวเตอร์

1. บู้ตเซกเตอร์ไวรัส (boot sector virus) คือ โปรแกรมไวรัสที่แทรกตัวในตำแหน่งหน่วยความจำที่เรียกว่า บู้ตเซกเตอร์ไวรัส ตัวอย่างบู้ตเซกเตอร์ไวรัส ได้แก่ AntiCMOS, AntiEXE, Ripper, NYB (New York Boot) เป็นต้น

2. เมโมรี เรสซิเดนต์ ไวรัส (memory resident virus) คือ โปรแกรมไวรัสที่แทรกตัวในตำแหน่งเมโมรี

3. แมคโคร ไวรัส (macro virus) แพร่ระบาดโดยเมื่อคำสั่งแมคโครใดที่มีโปรแกรมไวรัสแทรกตัวอยู่ถูกเรียกมาทำงาน โปรแกรมไวรัสนั้นจะถูกเรียกมาด้วย ตัวอย่างแมคโคร ไวรัส ได้แก่ Concept, Laroux เป็นต้น

4. ไฟล์ไวรัส (file virus) เป็นโปรแกรมไวรัสที่แทรกตัวเข้าไปในเอกซ์ซิคิวเทเบิลไฟล์ (executable file) เมื่อโปรแกรมเหล่านี้ถูกเรียกมาทำงานในคอมพิวเตอร์ก็จะแพร่ไปยังโปรแกรมอื่นๆ

5. มัลติพาร์ไทต์ไวรัส (multipartite virus) เป็นไวรัสที่ผสมคุณสมบัติของบู้ตเซกเตอร์ไวรัส ไฟล์ไวรัส เข้าด้วยกัน

6. โปรแกรมกลุ่มอื่นที่เป็นภัยคุกคามเช่นเดียวกับโปรแกรมไวรัส เช่น ลอจิกบอมบ์ ม้าโทรจัน แรบบิต (rabbit) วอร์ม (worm) และอื่นๆ การป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์- ให้ใช้โปรแกรมจากแหล่งที่เชื่อถือได้เท่านั้น- ทดสอบซอฟต์แวร์ใหม่บนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่เป็นเอกเทศ (stand alone) และไม่มีฮาร์ดดิสก์- ให้สำรองโปรแกรมที่ต้องใช้งาน และแฟ้มข้อมูล- ให้ใช้โปแกรมป้องกันไวรัส (anti virus) ตรวจจับไวรัสเป็นประจำ- ควรมีการสำรองโปรแกรมระบบในดิสเกตต์หรือซีดีรอมโดยเป็นแบบไม่ให้มีการเขียนซ้ำ (write protect)

การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

1. การกำหนดการใช้ข้อมูล การกำหนดการใช้ข้อมูล (identification) เป็นการกำหนดสิทธิ์และการได้รับอนุญาตให้ใช้ข้อมูล ได้แก่

1.1 การใช้บัตร (card) กุญแจ (key) หรือบัตรผ่านทาง (badge) เพื่อผ่านทางเข้าไปใช้ระบบหรือข้อมูลที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์

1.2 การใช้รหัสเพื่อเข้าสู่ระบบ เป็นการกำหนดรหัสเพื่อให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบอีกชั้นหนึ่ง

1.3 การใช้ลายเซ็นดิจิทัล (digital key) เป็นการรับรองเอกสารจากผู้ส่งไปยังผู้รับในระบบลายเซ็นดิจิทัล

1.4 การตรวจสอบผู้มีสิทธิ์ก่อนเข้าสู่ระบบ เช่น การอ่านลายนิ้วมือ การอ่านรูปทรงมือ การตรวจม่านตาหรือเรตินา (retina)

2. การเข้ารหัส การเข้ารหัส (encryption) เป็นกระบวนการเข้ารหัส (encode) ในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลโดยการแปลงเนื้อหาที่ปรากฏให้ไม่สามารถเข้าใจได้สำหรับผู้ลักลอบข้อมูลไป ทำให้ใช้ประโยชน์ไม่ได้ ข้อมูลที่เข้ารหัสจะต้องผ่านกระบวนการถอดรหัส (decryption) เพื่อถอดรหัส (decode) ให้เหมือนข้อความต้นฉบับ

3. การควบคุมในด้านต่างๆ

3.1 การควบคุมการเข้าถึงและเรียกใช้ข้อมูล (access control) เป็นการกำหนดระดับของสิทธิ์ในการเข้าถึงและเรียกใช้ข้อมูล

3.2 การควบคุมการตรวจสอบ (audit control)

3.3 การควบคุมคน (people control)

3.4 การควบคุมระบบคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่างๆ (physical facilities control)

4. การมีโปรแกรมเพื่อตรวจสอบและป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ (anti virus program) เป็นการติดตั้งโปรแกรมเพื่อตรวจสอบและป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ทันทีที่พบว่าดิสเกตต์ที่นำมาใช้มีไวรัสฝังตัวอยู่ หรือไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาจากเครือข่ายมีไวรัสติดมาด้วย

5. การจัดทำแผนรองรับกรณีเหตุร้ายหรือแผนฉุกเฉิน (disaster & recovery plan) เป็นแผนฉุกเฉินในการกู้คืนข้อมูล และแผนฉุกเฉินเพื่อแก้ปัญหาในระหว่างทำงาน