สรุป การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

สรุป การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ความหมายของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
การจัดการ หมายถึง การพัฒนากลยุทธ์ที่ชัดเจนในการดำเนินการกับสารสนเทศที่ได้รับ อาจจะอยู่ในรูปแบบของ
- การจัดเก็บ
-การดูแลรักษา
- การสืบค้น
-การแสดงผล
- การกำจัดสารสนเทศที่ไม่ต้องการ
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลข่าวสารทุกประเภทที่ได้รับ อาจอยู่ในรูปแบบของ
- ภาพนิ่ง
- ตัวอักษร
- ภาพเคลื่อนไหว
- เสียง
อาจมีแหล่งที่มาต่างๆ เช่น
- โทรศัพท์
- โทรสาร
- สื่อคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
ส่วนบุคคล หมายถึง การที่บุคคลมีความต้องการหรือความจำเป็นในการใช้สารสนเทศหนึ่งๆในการประกอบกิจการงานหรือการดำรงชีวิตประจำวัน
ยุคของการใช้กระดาษเป็นหลัก
· ส่วนใหญ่มักจะอาศัยกระดาษเป็นหลักและมีตู้เก็บเอกสารเป็นส่วนประกอบ เช่น สมุดนัดหมาย สมุดโน้ต สมุดจดที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์
·ระบบใช้กระดาษเป็นระบบที่ง่ายต่อการเรียนรู้และการใช้งาน มีจุดด้อยคือ การค้นหาข้อมูลค่อนข้างยาก เกิดปัญหาเชิงเทคนิค เช่น การเชื่อมโยง การขนถ่าย การแปลง
ยุคของการใช้คอมพิวเตอร์เป็นหลัก
ช่วงต้นทศวรรษ 1980 ไมโครคอมพิวเตอร์เริ่มเข้ามามีบทบาท แต่ละบุคคลเริ่มใช้สารสนเทศมากขึ้นและใช้ติดต่อสื่อสารกับคนมากมาย ระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปแบบของคอมพิวเตอร์เป็นระบบที่พยายามแก้ไขปัญหาของระบบที่ใช้กระดาษ ระบบนี้ใช้หลักการจัดฐานข้อมูล เป็นระบบที่สามารถให้ผู้ใช้เข้าถึงสารสนเทศได้รวดเร็วกว่าระบบที่ใช้กระดาษ เช่น
· การเชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน
· การแปลงข้อมูลจากรูปแบบหนึ่งไปอีกรูปแบบหนึ่ง
· การขนถ่ายข้อมูล
· จุดด้อยของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปของคอมพิวเตอร์ คือ
- ค่าใช้จ่ายด้านการลงทุนสูงกว่าระบบที่ใช้กระดาษ
- บุคคลที่ไม่คุ้นเคยกับคอมพิวเตอร์จะต้องเรียนรู้และใช้ประโยชน์จากระบบให้มากที่สุด
· จะต้องหาวิธีการเปลี่ยนรูปกระดาษเป็นรูปที่คอมพิวเตอร์อ่านได้เพื่อจัดเก็บไว้ใช้ในการอ้างอิง
ตั้งแต่ช่วงต้นทศวรรษ 1990 ระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปแบบคอมพิวเตอร์ได้รับความนิยมมาก เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นมามีความแตกต่างค่อนข้างมาก รวมถึงฟังก์ชันการทำงานหลักเพื่อใช้ในการอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ เช่น
- ฟังก์ชันนัดหมาย
- ฟังก์ชันติดตามงาน
- ฟังก์ชันติดต่อสื่อสาร
การพัฒนาในช่วงปลายทศวรรษ 1990 ได้เริ่มคำนึงถึงการเชื่อมโยงสารสนเทศส่วนบุคคลของกลุ่มบุคคลที่ทำงานร่วมกันเข้าด้วยกัน
การเชื่อมโยงสารสนเทศส่วนบุคคลโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์เรียกว่า การจัดการสารสนเทศของกลุ่ม (Group Information Management : GIM)
องค์ประกอบของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
เมื่อพิจารณาตามโครงสร้างของระบบที่ใช้จัดการฐานข้อมูลแล้ว พบว่ามีองค์ประกอบที่เหมือนกัน คือ
· ส่วนรับเข้า (Input unit) แบ่งออกเป็น 2 ส่วนย่อย คือ
- ความต้องการด้านสารสนเทศของผู้ใช้
- ข้อมูลที่เข้าสู่ระบบ
· ส่วนประมวลผล (Processing unit) หมายถึง
- กลไกที่ทำหน้าที่ในการจัดหมวดหมู่
- หาสถานที่สำหรับจัดเก็บข้อมูลเพื่อสามารถนำออกมาใช้ได้
- การจัดวิธีการเข้าถึงข้อมูล
·ส่วนแสดงผล (Output unit)
- ป็นส่วนที่มีความสำคัญมากระดับหนึ่ง คือผู้ใช้จะพึงพอใจระบบมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับคุณภาพของผลลัพธ์
-ขึ้นอยู่กับความต้องการและวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ระบบเป็นหลัก
ประเภทของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
จำแนกตามรูปลักษณ์
· ประเภทโปรแกรมสำเร็จ
-ใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์ในลักษณะใช้งานอิสระและผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์การ
- ฟังก์ชันการทำงานหลัก ได้แก่ ฟังก์ชันนัดหมาย ฟังก์ชันติดตามงานฟังก์ชันติดต่อสื่อสาร
· โปรแกรมสำเร็จที่ใช้ในงานสำนักงานทั่วไป เช่น
- โปรแกรมไมโครซอฟท์เอาท์ลุก
- โปรแกรมโลตัสออกาไนเซอร์
· ประเภทอุปกรณ์เฉพาะ
- เป็นการรวมฮาร์ดแวร์และซอฟแวร์เข้าด้วยกัน
- ขนาดเล็กกะทัดรัด
- น้ำหนักเบา
- พกพาได้สะดวก
- ใช้กระแสไฟฟ้าตรงจากแบตเตอรี่
- มีความสามารถด้านการสื่อสาร ใช้งานง่าย ราคาไม่แพง เรียกอุปกรณ์เฉพาะว่า เครื่องพีดีเอ (Personal Digital Assistant : PDA)
จำแนกตามฟังก์ชันการทำงาน
· ประเภทพื้นฐาน เป็นระบบที่มีความซับซ้อนน้อยที่สุด ประกอบด้วยฟังก์ชันการทำงานสามฟังก์ชันที่มีระดับความสามารถในการทำงานที่ไม่ซับซ้อน นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมอรรถประโยชน์ตางๆ เช่น บันทึกช่วยจำ นาฬิกาปลุก เครื่องคิดเลข เกม
· ประเภทกึ่งซับซ้อน เป็นระบบที่มีความซับซ้อนมากกว่าระบบประเภทพื้นฐาน ประกอบด้วยฟังก์ชั่นทั่วไปทั้งหมดของประเภทพื้นฐานและเพิ่มฟังก์ชันติดตามงานกลุ่มเข้าไป ระบบนี้เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่มีภารกิจประจำวันค่อนข้างมาก ได้แก่ ผู้บริหาร นักธุรกิจทั่วไป
·ประเภทซับซ้อน เป็นระบบที่มีความซับซ้อนมากที่สุดประกอบด้วยฟังก์ชั่นทั่วไปทั้งหมดของสองประเภทแรก เพิ่มฟังก์ชันการติดต่อสื่อสารแบบซับซ้อนทั้งที่ผ่านเครือข่ายโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ มีราคาแพงที่สุด เหมาะสำหรับองค์การขนาดใหญ่
เกณฑ์การเลือกระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
.เป้าหมาย พิจารณาเป้าหมายส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัว และเป้าหมายขององค์การ รวมทั้งลักษณะ ประเภท และนโยบายหลักขององค์การ
· ความต้องการด้านสารสนเทศ
- ต้องการระบบนัดหมายส่วนบุคคลหรือระบบนัดหมายกลุ่ม
- ต้องการระบบติดตามงานหรือไม่
- ต้องการระบบติดต่อสื่อสารในลักษณะใด
·สภาพแวดล้อมในการทำงาน
- การทำงานในลักษณะคนเดียวหรือกลุ่ม
- การทำงานภายในหรือภายนอกองค์การ
-การติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่น
· ความสามารถในการทำงาน พิจารณาด้านคุณลักษณะเฉพาะและประสิทธิภาพในการทำงานของแต่ละระบบ
· ราคา พิจารณาเรื่องวัตถุประสงค์ที่สามารถจำกัดประเภทของระบบที่จะเลือกเพื่อให้สอดคล้องกับงบประมาณที่ได้ตั้งไว้
. ความยากง่ายในการทำงาน พิจารณาในเรื่องของการเข้าถึงระบบ การป้อนสารสนเทศเข้าสู่ระบบ เรื่องวัตถุประสงค์ในการใช้เวลามากน้อยเพียงใดในการเรียนรู้ระบบ จะคุ้มค่าหรือไม่กับเวลาที่เสียไป
· การสนับสนุนด้านเทคนิค ช่วยเหลือในระบบออนไลน์ พิจารณาวัตถุประสงค์ที่บริษัทผู้ผลิตหรือจำหน่ายมีการสนับสนุนด้านเทคนิค
· การรับฟังความคิดเห็น พิจารณาวัตถุประสงค์ในการทราบความคิดเห็นเกี่ยวกับรบบต่างๆ
· การทดลองใช้ระบบ พิจารณาเพื่อให้สามารถประเมินระบบจากการปฏิบัติ โดยทดลองใช้จากระบบที่คาดว่าจะนำมาใช้จริง
ระบบนัดหมายส่วนบุคคล
เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่พบในระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลโดยทั่วไป มีลักษณะคล้ายสมุดนัดหมายบุคคลที่เป็นกระดาษ เป็นเครื่องมือในการบริหารเวลา และช่วยให้มีการใช้เวลาอย่างคุ้มค่า
· การใช้งานระบบ
- เป็นระบบที่ใช้งานง่าย
- ระบบมีการบันทึกข้อมูลแบบลัด
- การค้นหาข้อมูลสามารถทำได้เป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายปี และสามารถใช้ฟังก์ชันทำซ้ำ
- หากมีกิจกรรมมากกว่าหนึ่งกิจกรรมซ้ำซ้อนในเวลาเดียวกัน ระบบจะเตือนให้ผู้ใช้ทราบเพื่อแก้ไขปัญหา
- มีสัญญาณเตือนการนัดหมาย (appointment alarm)
· ระบบช่วยความจำ (reminder) มี 3 รูปแบบ
- ป้อนข้อความเตือนความจำเข้าสู่ระบบนัดหมายส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติ
- มีหน้าต่างเตือนความจำแสดงขึ้นที่หน้าจอภาพเมื่อมีการเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์หรือพีดีเอ
- ส่งข้อความเตือนความจำผ่านระบบไปรษณีอิเล็กทรอนิกส์
- ระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยในการนัดประชุม หรือเรียกว่า ระบบนัดหมายกลุ่ม
ปัจจัยในการใช้งานของระบบนัดหมายกลุ่ม
- สมาชิกทุกคนในกลุ่มควรจัดระบบนัดหมายกลุ่มหรือบริหารเวลาของตนเองให้เป็นระบบเดียวกัน
- มาตรฐานการแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคลระหว่างโปรแกรมนัดหมายคือ มาตรฐานวี-กาเล็นเดอร์
- ระบบนัดหมายส่วนบุคคลสมาชิกทุกคนต้องสามารถเข้าถึงโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์
ระบบการติดตามงานส่วนบุคคล
· ระบบติดตามงานส่วนบุคคล เป็นโปรแกรมอรรถประโยชน์เช่นเดียวกับนาฬิกาปลุกและเครื่องคิดเลข
· ระบบติดตามงานบุคคล หมายถึง บัญชีรายการงานที่ยังไม่ได้ดำเนินการ มีลักษณะคล้ายสมุดจดบันทึกช่วยจำที่เป็นกระดาษ
· ระบบติดตามงานส่วนบุคคล เป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งในการบริหารงานและเวลาของแต่ละบุคคลโยเฉพาะผู้มีภารกิจมาก
- ปัญหาที่พบในบริหารเวลาของตนเอง คือ ความพยายามที่จะทำงานหลายอย่างให้เสร็จภายในวันเดียว
- มีนิสัยผัดวันประกันพรุ่งจึงต้องทำงานแบบเร่งรีบในช่วงเวลาสุดท้าย
ระบบติดต่อสื่อสารแบบพื้นฐาน
- เป็นระบบที่ซับซ้อนน้อยที่สุด
- ฟังก์ชันที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลที่จำเป็นของบุคคลที่ผู้ใช้ระบบเกี่ยวข้องหรือติดต่อสื่อสารด้วยทั้งส่วนกลางและส่วนตัว
- เป็นระบบที่ฐานข้อมูลของบุคคลเกี่ยวข้อง ประกอบด้วยข้อมูลต่างๆที่จำเป็นต่อการประกอบกิจการ หรือการใช้ชีวิตประจำวัน
ระบบติดต่อสื่อสารแบบซับซ้อน
- ฟังก์ชันการติดต่อสื่อสารซับซ้อนมากขึ้น
- ฐานข้อมูลของบุคคลเกี่ยวข้องเช่นเดียวกับแบบพื้นฐาน
- มีฟังก์ชันการติดต่อสื่อสารทั้งที่ผ่านโทรศัพท์และเครือข่ายคอมพิวเตอร์โดยมีการเชื่อมต่อเครื่องไมไครคอมพิวเตอร์เข้ากับเครื่องโทรศัพท์
- เป็นการรวมความสามารถในการทำงานของระบบโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกัน
การเพิ่มความสามารถและประสิทธิภาพการทำงาน
· ระบบโทรศัพท์
- การต่อโทรศัพท์โดยอัตโนมัติ
· ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
- การแนบนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ไว้ท้ายข้อความที่ส่งไปยังผู้รับผ่านระบบไปรษณีอิเล็กทรอนิกส์
- ภาพแผนที่ที่อยู่ของบุคคลที่เกี่ยวข้อง
- รายละเอียดเกี่ยวกับการท่องเที่ยว
- เอกสารรายการสินค้าที่จะสั่งซื้อ
เทคโนโลยีพีดีเอ
พีดีเอ (Personal Digital Assistant : PDA)
- เป็นเทคโนโลยีระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลที่ได้รับความนิยมมากในปัจจุบัน
- เครื่องพีดีเอเป็นอุปกรณ์เฉพาะที่รวมฮาร์ดแวร์และซอฟแวร์ไว้ด้วยกัน
- เป็นอุปกรณ์ที่มีวัตถุประสงค์เฉพาะในการจัดการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลเพียงอย่างเดียว
รูปลักษณ์พิเศษที่บ่งบอกความเป็น ส่วนบุคคล
·มีขนาดเล็กเท่าฝ่ามือ
·น้ำหนักเบามาก
·พกพาได้สะดวก
·มีความสามารถสูงในการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
·ง่ายต่อการเรียนรู้และการใช้งาน
·ราคาไม่แพงเกินไป (ปัจจุบันราคาเครื่องประมาณ 8,000-20,000 บาท)
คุณลักษณะของพีดีเอ
การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ
- การพิมพ์
- การถ่ายโอนข้อมูล
- การเขียน
- การแปลงข้อมูล
- การพูด
การจัดเก็บสารสนเทศ
- เครื่องพีดีเอมีหน่วยความจำที่มีขนาดใหญ่เพียงพอที่จะจัดเก็บสารสนเทศได้มาก
- ปัจจุบันหน่วยความจำของเครื่องพีดีเอส่วนมากมีขนาด 8 เมกะไบต์และสามารถขยายได้อีกโดยอาศัยการ์ดพีซี
- สามารถจัดเก็บสารสนเทศแต่ละประเภทแยกกันได้
การสื่อสาร
- มีความสามารถด้านการสื่อสารโดยอาศัยเทคโนโลยีด้านสื่อสารโทรคมนาคมทั้งแบบมีสาย(wired technology)และแบบไร้สาย(wiredless technology)
- เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ในการเข้าถึงสารสนเทศต่างๆที่ต้องการโดยไม่มีข้อจำกัดด้านเวลาและสถานที่
-ในปัจจุบันความสามารถด้านการสื่อสารของพีดีเอกำลังได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้สามารถรองรับสารสนเทศทุกรูปแบบได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
- เครื่องพีดีเอมีความสามารถในการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลที่ครอบคลุมทุกด้านที่จำเป็น
- ฟังก์ชันต่างๆของเครื่องพีดีเอ ได้แก่ ฟังก์ชันนัดหมายส่วนบุคคล ฟังก์ชันติดตามงานส่วนบุคคล ฟังก์ชันติดต่อสื่อสาร
การถ่ายโอนและแลกเปลี่ยนข้อมูล
- เครื่องพีดีเอมีความสามารถในการถ่ายโอนและแลกเปลี่ยนข้อมูล
กับไมโครคอมพิวเตอร์ได้
- ผู้ใช้สามารถตรวจสอบและปรับปรุงข้อมูลระหว่างเครื่องพีดีเอและไมโครคอมพิวเตอร์ให้ทันสมัยและตรงกันได้ตลอดเวลา
ช่องทางการสื่อสารของพีดีเอ
· เทคโนโลยีเซลลูลาร์(cellular technology)
- เป็นเทคโนโลยีที่ใช้กับโทรศัพท์เคลื่อนที่
- ระบบเซลลูลาร์เป็นระบบที่ใช้สัญญาณแอนะล็อกที่มีความเร็วในการสื่อสารต่ำคุณภาพของสัญญาณไม่ดี จึงไม่เหมาะในการรับส่งข้อมูลหลากหลายรูปแบบและปริมาณมาก
- ระบบเซลลูลาร์ได้รับการพัฒนาขึ้นใหม่เป็นระบบที่อาศัยสัญญาณดิจิทัลที่มีความเร็วในการสื่อสารสูงและดีกว่าเดิม
·เทคโนโลยีอินฟราเรด(infrared technology )
- เป็นเทคโนโลยีที่ใช้กับอุปกรณ์ไฟฟ้าที่ใช้สัญญาณหรือลำแสงพุ่งออกจากอุปกรณ์บังคับระยะไกล(remote control)
- สำหรับอินฟราเรดใช้ในการรับส่งข้อมูลจัดเป็นการสื่อสารแบบสองทางโดยมีโพรโทคอลไออาร์ดีเอ(IrDA protocol)เป็นมาตรฐานที่สนันสนุนการรับส่งข้อมูลผ่านระบบอินฟราเรดระหว่างอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์
-การรับส่งข้อมูลจะต้องมีช่องสัญญาณไออาร์ดีเอ (IrDA)
ระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลบนเว็บ
ระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลบนเว็บ(web-based PIM)
- เป็นระบบที่จัดเก็บสารสนเทศส่วนบุคคลในลักษณะมัลติมีเดีย
- สามารถเข้าถึงได้ทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
-โดยใช้โปรแกรมเว็บเบราเซอร์
- เว็บไซต์บนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่ให้บริการระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลบนเว็บในระดับพื้นฐาน
จุดเด่นของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลบนเว็บ
· การไม่มีข้อจำกัดด้านเวลาและสถานที่
-เกิดความยืดหยุ่นและความสะดวกสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการเข้าถึงระบบ
- ผู้ใช้สามารถเข้าถึงระบบได้ตลอดเวลาที่ต้องการ ไม่ว่าอยู่ที่ไหน
- ประโยชน์ด้านต่างๆ เช่น
- การรับส่งไปรษณีอิเล็กทรอนิกส์
- การค้นหาข้อมูลของบุคคลที่จำเป็นต้องติดต่อด้วยตลอดเวลา
- ผู้บริหารสามารถติดตามความก้าวหน้าของงานได้
- สามารถตรวจสอบตารางนัดหมายและงานที่ตนเองจะต้องทำได้
· การแสดงสารสนเทศในลักษณะมัลติมีเดีย
- ผู้ใช้จะได้รับสารสนเทศที่หลากหลายรูปแบบและน่าสนใจ เช่น ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดข้อมูลที่เป็นรูปภาพ เสียง หรืออื่นๆได้
มาตรฐานระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลบนเว็บ
. การใช้ประโยชน์จากระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในลักษณะกลุ่มที่แพร่หลาย
. จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันโดยอัตโนมัติ
· มาตรฐานที่กำลังเป็นที่นิยมในการแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคลระหว่างระบบติดต่อสื่อสาร คือ มาตรฐานวี-การ์ด
· สำหรับมาตรฐานในการแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคลระหว่างระบบนัดหมายและระหว่างระบบติดตามงาน คือ มาตรฐานวี-การ์เล็นดาร์
· มาตรฐานวี-การ์ด สามารถนำมาใช้ประโยชน์ต่างๆ เช่น นามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ที่มีข้อมูลในลักษณะมัลติมีเดีย