สรุปการบริหารโครงการ

สรุปเรื่องการบริหารโครงการ
โครงการหมายถึง ข้อเสนอที่จะดำเนินงานในเรื่องใดเรื่องหนึ่งให้สำเร็จโดยมีการตระเตรียม และวางแผนไว้ล่วงหน้า เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ในระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง เช่น งานด้านวิจัยเรื่องหนึ่ง การก่อสร้างถนน การก่อสร้างเขื่อน และการฝึกอบรม เหล่านี้เป็นต้น
ความแตกต่างระหว่างแผนงาน(Program) และโครงการ (project)
แผนงาน ประกอบด้วยโครงการมากกว่า 1 โครงการ เป็นการดำเนินงานระยะยาว 5-10 ปีมีกระบวนการดำเนินการทั่วทั้งองค์การ ใช้วิธีการวางแผนเชิงกลยุทธ์
โครงการ เป็นการดำเนินการในระยะสั้น ไม่เกิน 5 ปี จะทำโดยหน่วยงานเดียว และทำเพื่อสนับสนุนแผนงานหลัก
ลักษณะของโครงการ
· มีวัตถุประสงค์ชัดเจน
· มีเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด
· ดำเนินงานอยู่ภายในข้อจำกัด เวลา ต้นทุน คุณภาพ
วงจรการพัฒนาโครงการ
1. วิเคราะห์โครงการ
2. การบริหารโครงการ การวางแผน การติดตามควบคุม และปิดโครงการ
3. การบำรุงรักษา
การวางแผนโครงการ
จุดมุ่งหมายของการวางแผน
- กำหนดงานที่จะต้องทำ
- ป้องกันก่อนที่ปัญหาจะเกิดขึ้น
- เตรียมเกณฑ์ที่ตรวจสอบประเมินผล
ปัจจัยที่ต้องคำนึงในการวางแผน
- ผลิตภัณฑ์ที่ต้องส่งมอบและคุณภาพงาน
- เวลา
- ทรัพยากร
ขั้นตอนการวางแผนโครงการ
- กำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตของงาน
- ผลิตภัณฑ์/บริการที่ต้องส่งมอบและโครงสร้างงาน
- การจัดองค์กรและการทำงาน
- กำหนดระบบการทำงานและระบบเอกสาร
- ตารางเวลาและทรัพยากร
- วิเคราะห์ความเสี่ยง
รายการโครงสร้างงาน(WBS) หมายถึง กลุ่มรายการงานที่ต้องทำภายในโครงการหนึ่งๆ งานใดที่ไม่ระบุในรายการโครงสร้างงาน งานนั้นจะอยู่นอกขอบเขตของโครงการ
ลักษณะของรายการโครงสร้างงาน
- มักแทนด้วยรูปผังต้นไม้ (Tree Structure)
- เป็นรายการงานที่ต้องส่งมอบของโครงการขนาดใหญ่ เช่น โครงการสร้างสนามบิน
- ใช้เป็นรายการฐาน (Baseline) ในการควบคุมโครงการ
- ใช้เพื่อมอบหมายงานให้ผู้รับผิดชอบ
การจัดองค์กร คือ การจัดความสัมพันธ์ระหว่างคนกับหน้าที่ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับโครงการหนึ่งๆ
องค์การแบบโครงการถาวร(Pure Project Organization) ลักษณะ
- เป็นการดำเนินการแบบโครงการใหญ่
- โครงการซับซ้อน
- โครงการต้องใช้เวลา
- สลายตัวเมื่อโครงการเสร็จ

องค์การแบบ 2 มิติ (Matrix Organization) ลักษณะ
- โครงการซับซ้อน
- มีโครงการเกิดขึ้นใหม่จำนวนมากและมีลักษณะคล้ายกัน
- บุคลากรย้ายคืนหน่วยงานเมื่อโครงการเสร็จ
- ต้องการรักษาบุคลากรให้มีความชำนาญ
หน้าที่ของผู้จัดการโครงการ
- วางแผนและปรับปรุงแผนโครงการ
- ติดตาม ควบคุมให้งานเป็นไปตามที่วางแผนไว้
- ประสานงานกับทุกส่วนที่เกี่ยวข้อง
- ช่วยเหลือติดตามดูแลการทำงานของลูกทีม
- สนับสนุนจัดหาสิ่งที่จำเป็นในโครงการ
- แก้ไขปัญหาข้อขัดแย้งต่างๆ
ลักษณะแผนผัง PDM
- ใช้ กล่องสี่เหลี่ยมแทนงาน
- ลูกศรจะแทนความสัมพันธ์ระหว่างงานหลายๆชนิด
กระบวนการแก้ปัญหา
1. การระบุปัญหา
2. รวบรวมข้อมูล
3. วิเคราะห์หาสาเหตุ
4. ทำแผนปฏิบัติ
5. กำหนดทางเลือกในการแก้ไขปัญหา
6. เลือกทางแก้ไขที่ดีที่สุด
7. นำแผนไปปฏิบัติ
8. ประเมินผลการแก้ไข
การประเมินผลโครงการ (Project Evaluation)
หมายถึงการใช้วิธีการทางวิทยาศาสตร์ เพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ อันจะนำไปสู่การตัดสินใจ
(Decision Based) หรือการวินิจฉัยคุณค่า (Value Based) ของโครงการ
ขั้นตอนการจัดทำระบบการประเมินผลโครงการ
ขั้นที่ 1 –กำหนดผลสัมฤทธิ์ที่ต้องการ (ช่วงวางแผนโครงการ)
ขั้นที่ 2 – กำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จของงาน (ช่วงวางแผนโครงการ)
ขั้นที่ 3 – กำหนดวิธีการรวบรวมข้อมูล (ช่วงวางแผนโครงการ)
ขั้นที่ 4- กำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน (ช่วงวางแผนโครงการ)
ขั้นที่ 5- รายงานผลสัมฤทธิ์ (ช่วงสิ้นสุดโครงการ)
ขั้นที่ 6- ใช้ประโยชน์ข้อมูลจาการประเมินผลโครงการ (ช่วงสิ้นสุดโครงการ)